فهرست
دستورالعمل مربوط به بررسی و نگهداری اسناد و پیمان‌ها و قراردادها و گزارشات پیمانکاران و مشاوران
شماره: 8145-5/2587-102 تاریخ: 21/6/1373
پیرو مذاکرات جلسات ستاد نظارت اینک متن دستورالعمل چگونگی دریافت، بررسی و نگهداری اسناد و مدارک پیمان‌های پیمانکاران و قراردادها و گزارشات و نتایج مطالعات و خدمات مهندسین مشاور جهت اطلاع و اقدام لازم ابلاغ می‌شود.
ضمنا تعریف مربوط به خدمات مهندسین مشاور در مراحل شناسایی (فاز صفر) مطالعات تکمیلی و طراحی مقدماتی (فاز یک) طراحی تفصیلی و اجرایی (فاز 2) اجرا و نظارت (فاز 3) و مرحله بهره‌برداری و نگهداری (فاز 4) نیز جهت اطلاع ضمیمه این دستورالعمل می‌باشد.
مسعود روغنی زنجانی
معاون رییس‌جمهور رییس سازمان برنامه و بودجه
دستورالعمل چگونگی دریافت، بررسی و نگهداری اسناد و مدارک پیمان‌های پیمانکاران و قراردادها و گزارشات نتایج مطالعات و خدمات مهندسین مشاور
به منظور بررسی و انطباق موضوع و مشخصات پیمان‌های پیمانکاران و قراردادها و گزارشات مربوط به نتایج مطالعات و خدمات مهندسین مشاور در طرح‌های عمرانی با اهداف طرح مندرج در موافقت‌نامه متبادله و نیز مقررات مربوط و استخراج و تغذیه اطلاعات ضروری آن به بانک اطلاعاتی طرح‌های عمرانی و سیستم اطلاعاتی پیمانکاران و مشاوران تبدیل آن به مدارک قابل نگهداری و در نهایت نگهداری عین این مدارک اسناد و گزارشات و استفاده مستقیم از آن در حین اجرا یا هنگام بهره‌برداری از طرح در استان محل احداث پروژه دستورالعمل زیر که نشان‌دهنده چگونگی گردش کارهای مورد بحث است برای اقدام به وسیله مسؤولان ذی‌ربط در هر بخش ابلاغ می‌گردد.
1- نوع اسناد و مدارک دریافتی و دریافت کنندگان
1-1- یک نسخه از قراردادهای مهندسین مشاور و پیمان‌های پیمانکاران مشتمل بر متن پیمان پیمانکار یا قرارداد مهندس مشاور به ویژه اطلاعات مندرج در بخشنامه شماره 738-102-2329/5 مورخ 24/3/1373 برنامه زمان‌بندی اجرای کار و پرداخت‌های آن هر نوع شرایط خصوصی یا مشخصات فنی خصوصی طرح یا قرارداد روش محاسبه و پرداخت حق‌الزحمه یا قیمت به صورت خاص یا غیرتیپ باید از سوی دستگاه اجرایی به دفتر امور مشاوران سازندگان و پیمانکاران ارسال شود.
دفتر مزبور پس از انجام اقداماتی که در بندهای 2-1 و 3-1 این دستورالعمل قید شده است (و مدت آن نباید بیش از یک ماه از تاریخ وصول مدارک فوق باشد) آن را برای اقدامات بعدی به مدیریت ذی‌ربط (دفتر امور بخش مربوط) ارسال می‌دارد.
1-2- اسناد، مدارک و گزارشات مصوب خدمات مهندسین مشاور در مورد مراحل صفر و یک گزارش مصوب مربوط به مرحله دو و نیز گزارش شناسنامه پروژه یا کار از ابتدای شروع مطالعه و طراحی تا پایان عملیات اجرایی (مرحله سوم) حسب مورد از سوی دستگاه اجرایی یا دفتر امور مشاوران سازندگان و پیمانکاران به مدیریت ذی‌ربط ارسال می‌شود.
1-3- تمامی اسناد و مدارکی که در بندهای 1-1 و 1-2 نام برده شده است پس از انجام اقداماتی که باید از سوی دفتر امور مشاوران، سازندگان و پیمانکاران و مدیریت ذی‌ربط بر روی آن انجام شود برای مرکز مدارک اقتصادی- اجتماعی و انتشارات ارسال می‌گردد تا پس از اقدامات موضوع بند 4-1 این دستورالعمل از طریق این مرکز (که مدت آن نباید از یک ماه بیشتر شود) برای استفاده مستقیم و نگهداری مدارک به سازمان برنامه و بودجه محل اجرای طرح مربوط ارسال شود.
2- انطباق پیمان‌ها و قراردادها با موافقت‌نامه و مقررات مربوط
2-1- دفتر امور مشاوران و سازندگان و پیمانکاران موظف است با همکاری سایر واحدهای معاونت امور فنی ظرف یک ماه قرارداد یا پیمان واصله و اسناد و مدارک مربوط به آن را در مورد خدمات مهندسی مشاور و پیمانکاری از نظر انطباق با ضوابط تعیین صلاحیت و روش ارجاع کار به پیمانکاران و مشاوران نحوه تعیین برنده مناقصه و نیز مقررات مربوط به تنظیم و انعقاد قرارداد و پیمان و استاندارد‌ها و معیارهای معمول در طراحی و محاسبه مورد بررسی قرارداده و نظر خود را نسبت به عملکرد پیمانکار مشاور و دستگاه اجرایی در مورد رعایت یا عدم رعایت مقررات به مراجع ذی‌ربط از جمله مدیریت ذی‌ربط در سازمان اعلام نماید. این دفتر ضمن همکاری در زمینه اجرای مقررات و تحقق اهداف طرح مربوط نسبت به تخلف‌های مشاور و پیمانکار واکنش قانونی مناسب نشان خواهد داد و به علاوه موارد تخلف دستگاه‌های اجرایی از مقررات یاد شده را نیز از طریق مقام ریاست سازمان به بالا‌ترین مقام دستگاه اجرایی مربوطه اطلاع داده و به مدیریت ذی‌ربط در سازمان و نیز مراجع قانونی دیگر (ذی‌حسابی طرح‌های عمرانی، وزارت امور اقتصادی و دارایی) اعلام خواهد نمود.
2-2- مدیریت ذی‌ربط در سازمان برنامه و بودجه موظف است ظرف سه ماه محتوای اسناد و مدارک گزارشات مصوب واصله در مورد مراحل صفر، یک و دو خدمات مهندسین مشاور و موضوع شرح خدمات و مشخصات قرارداد و پیمان را در انطباق با اهداف طرح و مندرجات موافقت‌نامه مربوط مورد بررسی قرار دهد.
2-3- در صورتی که نتایج بررسی‌های بندهای 2-1 و 2-2 حاکی از عدم رعایت مقررات یا مندرجات موافقت‌نامه متبادله ا ز سوی دستگاه اجرایی باشد علاوه بر اقداماتی که طبق بند 2-1 توسط دفتر امور مشاوران و سازندگان و پیمانکاران انجام می‌شود، مدیریت ذی‌ربط نیز باید مراتب را برای اصلاح به دستگاه اجرایی منعکس نماید و در صورت عدم اقدام برای اصلاح مراتب (تا یک ماه مهلت) از تخصیص اعتبار به طرح خودداری کند.
3- استخراج اطلاعات قراردادها و پیمان‌ها
3-1- خلاصه اطلاعات پیمان‌ها و قراردادها شامل موضوع کار، اهداف و ظرفیت‌های مورد نیاز کارفرما، شرح قسمت‌های مختلف کار با قید واحد کار، مقدار کار و برخی مشخصات مهم ان، رشته کار، محل کار، مبلغ کار با حق‌الزحمه، تاریخ انعقاد قرارداد، روش ارجاع کار، فهرست بها و روش تعیین حق‌الزحمه مورد عمل، میزان تخفیف یا اضافه قیمت آن نسبت به برآورد، شاخص مبنای تعدیل آحاد بها، شماره طرح و پروژه، نام پیمانکار و مهندس مشاور، کد و نام دستگاه اجرایی ذی‌ربط و تاریخ پیشنهاد قیمت، باید به وسیله دفتر امور مشاوران، سازندگان و پیمانکاران بر روی فرم‌های مخصوصی ثبت و در سیستم کامپیوتری اطلاعات پیمانکاران و مشاوران وارد شود.
3-2- شرح خدمات و موضوع مشخصات پیمان و قرارداد در انطباق با اهداف کمی طرح و موافقت‌نامه برنامه زمانی ایفای تعهدات مالی و تخصیص‌ها و اسناد و مدارک و گزارشات مراحل صفر، یک و دو و گزارش شناسنامه طرح و پروژه دیگر اطلاعات مورد نیاز، باید به وسیله مدیریت ذی‌ربط با سیستم اطلاعات نظارت بر طرح‌های عمرانی و سیستم اطلاعاتی پیمانکاران و مشاوران مقایسه شده و مراتب مغایرت استخراج، و برای اصلاح اطلاعات یا هر نوع اقدام دیگر به متصدیان سیستم‌های مربوط اعلام گردد.
4- استفاده مستقیم و نگهداری اطلاعات
4-1- تمامی اسناد و مدارک موضوع بند 1 باید بلافاصله پس از انجام اقدامات موضوع بندهای 2 و 3 این دستورالعمل از طریق مدیریت ذی‌ربط برای مرکز مدارک اقتصادی- اجتماعی و انتشارات ارسال گردد. مرکز مزبور با هماهنگی معاونت امور فنی نسبت به تعیین دسته‌بندی مدارک و اسنادی که حفظ و نگهداری آن شرور می‌باشد اقدام و آن‌ها را به صورت مدارک قابل نگهداری مانند کارت، میکروفیلم و میکروفیش تنظیم و حفظ می‌نماید.
4-2- اسناد و مدارکی که اقدامات موضوع بند 4-1 بر روی آن انجام شده است برای استفاده مستقیم و نگهداری عین اسناد به سازمان برنامه و بودجه استان محل اجرای طرح ارسال می‌شود.
سازمان برنامه و بودجه استان ضمن استفاده مستقیم از اسناد مزبور، چه در ارتباط با برنامه‌های استان و چه در زمینه پیشرفت فیزیکی و نظارت بر اجرای پروژه (که معطوف به آن بادی نظرات خود را طی گزارشی به دفتر امور مشاوران، سازندگان و پیمانکاران، دفتر نظارت و ارزیابی و مدیریت ذی‌ربط ارسال دارد.) باید این اسناد و مدارک را بر اساس دستورالعملی که از سوی مرکز مدارک اقتصادی- اجتماعی و انتشارات تهیه و به تمامی سازمان‌های برنامه و بودجه استان‌ها ابلاغ می‌شود در بایگانی فنی خود نگهداری نماید.