فهرست
قانون آیین‌نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آن‌ها
مصوب 16/2/1351 کمیسیون‌های مجلسین
– وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت موظفند بر اساس دستورالعمل‌های سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی و ارزشیابی اسناد و اوراق راکد خود آنچه را از لحاظ اجرای وظایف و مسؤولیت‌های قانونی آنان و نیز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند تعیین کنند و با راهنمایی سازمان اسناد ملی ایران فهرست‌های مشروح و جداول زمانی آن‌ها را با ذکر مشخصات کامل ردیف‌های مختلف به سازمان اسناد ملی ایران ارسال دارند.
تبصره 1- اسناد و اوراق راکد در این آیین‌نامه عبارتست از کلیه نوشته‌ها، نامه‌ها، گزارش‌ها، صورت‌جلسه‌ها و صورت‌مجلس‌ها، قراردادها و عهدنامه‌ها، ابلاغ‌ها و فرمان‌ها، نمونه‌ها و فرم‌ها، دفترها و پرونده‌ها، قبوض، نسخه‌ها، بارنامه‌ها و مدارک و سوابق تحصیلی، نمودارها، نقشه‌ها، عکس‌ها، کلیشه‌ها، فیلم‌ها و میکرو فیلم‌ها، صفحه‌ها و نوارهای ضبط صوت و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات و دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت در اجرای وظایف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده و برای انجام دادن وظایف و مسؤولیت‌های قانونی و اداری جاری به تشخیص وزارتخانه یا مؤسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
تبصره 2- منظور از جداول زمانی در این آیین‌نامه جدول‌هایی است که بر حسب مشخصات ردیف‌های اسناد راکد مواعد معینی برای امحاء آن‌ها تعیین شده باشد.
– اوراق زائد عبارتست از هر گونه اوراق و نسخه‌های اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آن‌ها و همچنین اسناد و اوراق راکد که با رعایت مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات این آیین‌نامه ارزش نگهداری نداشته باشد.
تبصره- قراردادهای دولتی و عهدنامه‌ها و فرمان‌ها به هر حال جزء اوراق زائد محسوب نخواهد شد.
– سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی فهرست‌ها و جداولی که طبق ماده اول این آیین‌نامه تهیه و ارسال شده و حصول اطمینان از این که این اوراق فاقد هر گونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی است آن‌ها را برای بررسی و اتخاذ تصمیم نهایی به شورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم می کند.
– شورا فهرست‌ها و جداول زمانی اسنادی را که برای امحاء پیشنهاد می‌شود با حضور نماینده تام‌الاختیار وزارتخانه یا مؤسسه مربوط و با توجه به کلیه جوانب و شرایط و مقررات و موازین قانونی، مورد بررسی و اخذ تصمیم قرار می‌دهد همچنین ترتیب امحاء اوراق زائد یا فروش، یا واگذاری آن‌ها را برای مصارف صنعتی طبق مقررات مربوط و با توجه به محتویات و مشخصات آن‌ها تعیین می‌کند.
– وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت مسؤول تطبیق فهرست‌ها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پرونده‌ها و امحاء آن‌ها به ترتیبی که شورای سازمان اسناد ملی ایران تعیین کرده است می‌باشند.
آیین‌نامه فوق مشتمل بر پنج ماده و سه تبصره به استناد ماده 7 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران در جلسات 5/12/1350 و 22 و 26 فروردین ماه 1351 به تصویب کمیسیون‌های فرهنگ و استخدام و دارایی مجلس سنا و در جلسات نهم و چهاردهم و شانزدهم بهمن ماه 1350 و چهارم و شانزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و پنجاه و یک به ترتیب به تصویب کمیسیون‌های علوم و آموزش عالی، فرهنگ و هنر، دارایی، امور استخدام و سازمان‌های اداری و دادگستری مجلس شورای ملی رسیده است.
رئیس مجلس شورای ملی- عبداله ریاضی